Auswahl der richtigen Signatursoftware

richtigen Signatursoftware
Die elektronische Signatur wird auch in kleinen Unternehmen immer wichtiger. Wer sich für diesen Digitalisierungsschritt entscheidet, sollte jedoch klug planen. Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien rund um die passende Signatursoftware für Sie zusammengestellt.

E-Signaturen werden in immer mehr Unternehmen zu einem selbstverständlichen Teil der betrieblichen Abläufe. Die elektronische unterschrift ersetzt auf Papier basierende Arbeitsprozesse durch eine sichere und deutlich effektivere digitale Lösung. Das bringt für jede Abteilung Vorteile, sei es nun der Vertrieb, die Personal und die Finanzabteilung oder die Rechtsabteilung. Für alle diese Anwendungsbereiche reicht in KMUs meist die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur (kurz FES). Sie erlaubt die rechtsgültige Signatur der unterschiedlichsten internen Dokumente inklusive von Arbeits-, Kauf- und Hypothekenverträgen sowie der Steuererklärung.

Die passende Signatursoftware finden

Die Einführung der digitalen Unterschrift bringt viele Vorteile, sollte jedoch gut durchdacht sein. Die Checkliste unterstützt Sie dabei, die richtigen Fragen zu stellen, wenn es um die Klärung des Bedarfs und die Wahl des besten Anbieters geht. Folgende wichtige Fragen rund um die elektronische Unterschrift sollten Sie beachten:

Welche Abteilungen profitieren, wenn die digitale Unterschrift eingeführt wird?

Am Beginn muss stets die Klärung der Frage stellen, welche Bereiche des Unternehmens von der Digitalsignatur profitieren sollen und wo ein Pilotprojekt am sinnvollsten wäre. Dabei sollte man stets das ganze Unternehmen und die komplette Umstellung auf die digitale Signatur im Auge behalten.

Welche Signaturarten passen zu meinem Unternehmen?

Das Signaturgesetz kennt vier unterschiedliche Arten der digitalen Unterschrift: Die einfache und die eingangs bereits erwähnte fortgeschrittene Signatur sowie die qualifizierte elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische digitale Signatur mit Anbieter-Akkreditierung. Je nach Signaturtyp gibt es unterschiedliche Haftungsrisiken. Welche Signaturarten man benötigt, ist daher besonders wichtig und sollte am besten in Absprache mit einem Juristen geklärt werden.

Hauseigene Lösung oder „Fernsignatur“?

Eine weitere wichtige Frage betrifft die grundsätzliche Entscheidung zwischen einer hauseigenen, Hardware-basierten Lösung und dem Signieren per „Fernsignatur“. Diese läuft via Cloud über besonders sichere Server und ist deutlich geschützter als hauseigene Lösungen. Zudem entfallen dabei Investitionen in Inhouse-Lösungen, da diese meist durch Abo-Modelle ersetzt werden.

Welche Funktionen brauche ich wirklich?

Signaturlösungen bieten meist eine Vielzahl von Funktionen. Nicht jedes Unternehmen benötigt diese in vollem Umfang. Klären Sie daher, welche Features wirklich gebraucht werden und wie gut die digitale Signatur des Anbieters diese Wünsche abdeckt! Dabei helfen Ihnen die folgenden Check punkte:

• Ist die Lösung multilingual und vor allem in deutscher Sprache verfügbar?
• Welche Dateiformate kann ich damit digital unterschreiben?
• Welche Signaturtypen unterstützt die Anwendung?
• Wie einfach und benutzerfreundlich ist die Verwaltung der Signaturlösung?
• Decken die Schnittstellen meinen Integrationsbedarf ab?
• Kann ich damit auch mobil via iPad oder Handy digital signieren?

Die Einführungskosten der digitalen Signatur

Die Kosten des digitalen Signierens hängt von der Zahl der User ab und davon, wie viele Signaturen im Betrieb gebraucht werden. Auch die Anforderungen bei den Haftungsrisiken spielen bei den Einführungskosten eine Rolle.

So finden Sie den passenden Anbieter

Die oben genannten Fragen sollten gründlich geprüft werden, um eine passende und insbesondere rechtskonforme Lösung für die digitale Unterschrift zu finden. Je nach Anbieter variiert das Leistungsspektrum und daher ist es besonders wichtig, dieses bei seiner Entscheidung systematisch und unter Einbeziehung der Mitarbeiter zu bewerten. Dabei sollte man auf folgende Dinge besonders achten.

• Ist die Lösung rechtssicher und wie bindend sind die damit digital signierten Verträge?

• Wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Ist z. B. meine Inhouse-Lösung ausreichend vor Datenklau geschützt?

• Kann die Signatursoftware künftig mit dem Wachstum des Betriebs mithalten?

• Gibt es eine kostenlose Testmöglichkeit und ausreichend Zeit, um die Software gründlich auszuprobieren?

• Wie sehen die Kostenmodelle aus? Ist die Abrechnung so gestaltet, dass man nur tatsächlich genutzte Leistungen bezahlt?

• Wie ist es um den Speicherplatz in der Cloud bestellt? Kann ich diesen bei Bedarf mit wenig Aufwand und zu vernünftigen Kosten erweitern?

• Sind die Cloud-Services so breit aufgestellt, dass ich künftig im Unternehmen selbst für das digitale Unterschreiben keine neue Hardware zukaufen muss?

Welche Branchen am meisten von der digitalen Signatur profitieren

Nicht in allen Branchen ist der Nutzen des digitalen Unterschreibens gleichermaßen groß. Manche Branchen profitieren überdurchschnittlich von diesen Lösungen. Dazu zählen neben der Logistikbranche etwa die Immobilienbranche, die besonders mit der Papierflut zu kämpfen hat. Immobilienmaklern, die häufig mobil agieren, spart das digitale Signieren viel Zeit. In der Gastronomie und Hotellerie gibt es ebenfalls große Einsparungsmöglichkeiten durch das digitale Signieren. Das gilt auch für die Finanzbranche, etwa bei der Online-Vergabe von Krediten oder beim mobilen Bezahlen.

Fazit

Das digitale Unterschreiben bietet viel Effektivität, und zwar besonders dann, wenn dadurch Medienbrüche durch das Unterschreiben auf Papier vermieden werden. Damit das elektronische Unterschreiben wirklich Vorteile bringt und Geschäftsprozesse verbessert, muss die Signaturlösung durchdacht und sorgfältig ausgewählt werden. Wichtig ist vor allem die Rechtsgültigkeit. Wer richtig auswählt, kann viele unternehmensinterne und externe Vorgänge durch das elektronische Unterschreiben stark beschleunigen und wird nicht länger durch fehlende Unterschriften und lange Postwege behindert.